Виды докладных записок и порядок

Виды докладных записок и порядок

Классификация докладных записок


В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

  1. докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
  2. докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Особенности составления докладной записки

Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения.

Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения.

Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала. Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение.

Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются. Обычно пишется в случаях:

  1. при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
  2. создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
  3. проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
  4. при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
  5. наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
  6. нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
  7. достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.
  8. неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
  9. происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения.

Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней.

Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Внутренняя записка

Такая докладная записка адресуется его руководству подразделения и не выходит за его пределы.

Пишется она на обычной бумаге и подписывается человеком, который ее и написал.Ее примерная структура такова:

  • На чье имя пишется докладная записка – его адресат.
  • Заголовок, который кратко описывает, о чем будет документ.
  • В конце написавший ставит подпись и указывает свою должность – ведь это не анонимка.
  • Название организации.
  • Что это, собственно, за документ – докладная записка.
  • Сам текст.
  • Дата; если есть, то регистрационный номер.

Примеры «Докладные записки на сотрудников»

Если вы не знаете, как написать докладную записку на сотрудника, то образец представлен ниже:

  • Пишем именование документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  • Теперь излагается суть проблемы: «Довожу до вашего сведения, что старший специалист Матросов Иван Иванович 03.07.2016 явился на работу с опозданием на 3 часа.

    Объяснительную нарушитель не предоставил, а на просьбу ее составить ответил оскорблением.

    Так как подобные нарушения происходят часто, предлагаю принять соответствующие меры с вынесением выговора».

  • Сначала пишем описание подразделения: «Аналитический отдел Института аграрных исследований».
  • После идет шапка документа: «Руководителю аналитического отдела Якову О.В. от старшего специалиста Матросова И.И.».
  • Ставится дата и подпись с расшифровкой.

Пример докладной записки по факту нарушения финансово-хозяйственной деятельностиГенеральному директору ООО «ВЕРШИНА» Петрову Леониду Яковлевичу Главного бухгалтера организации Нестеренко Нины ДмитриевныДОКЛАДНАЯВ ходе проверки финансово-хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 67548,37 рублей (шестьдесят семь тысяч пятьсот сорок восемь рублей тридцать семь копеек).Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Семенова Александра Дмитриевича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.

Дата 08.11.2016 Подпись расшифровка.

Шаблон для написания докладной запискиКроме того, докладные записки могут составляться на учеников, как мера воздействия, в воспитательных целях. Здесь документ составляет педагог директору или заучу учебного учреждения.Например: О прошении перевода учащегосяДовожу до вашего сведения, что, несмотря на проведенные воспитательные беседы и общение с родителями, ученик 8а класса Сидоров И.И. продолжает нарушать дисциплину.

6 октября им было разбито окно в классе математики, а 7 октября был сорван урок химии.В итоге остальные ученики, вместе с Сидоровым И.И. не могли получить знания. По этому поводу предлагаю рассмотреть решение педагогического совета о переводе Сидорова И.И. в другую школу.Образец для составления докладной записки о хамском поведении сотрудника и оскорблении:Отдел бухгалтерского учета Начальнику ООО «ГРАЧ» Ю.

И. Иванову Докладная записка 04.05.2016 №11 Об оскорблении на рабочем месте Обращаю ваше внимание на то, что 03.05.2016 бухгалтер, Николенко Олег Павлович, использовал нецензурные слова, носящие оскорбительный характер, указывал на социальный статус и публично угрожал.Прошу рассмотреть возможность привлечения Николенко О. П. к административной ответственности.

Ревизор отдела бухгалтерского учета (подпись) Ефремов Г.

А.FacebookTwitterВконтактеОдноклассникиGoogle+Рекомендуем статьи по теме

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер.

Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу. В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки?

Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе?

На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет. Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству).
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству).

С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:

  1. на инициативные;
  2. информационные;
  3. отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  1. внутренние.
  2. на внешние;

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  1. фамилию исполнителя, номер его телефона.
  2. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  3. подпись руководителя;
  4. адресата;
  5. дату;
  6. индекс;
  7. заголовок к тексту;
  8. наименование организации;
  9. место составления;
  10. текст;

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул.

Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич! В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г.
В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014.

Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О.

Семенов В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  1. регистрационный (исходящий номер);
  2. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  3. адресат;
  4. заголовок к тексту;
  5. наименование структурного подразделения;
  6. текст;
  7. отметка о наличии приложения (если есть);
  8. подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
  9. дата;

Пример 2 Внутренняя докладная записка Отдел продаж Директору ООО «Ромашка» И.И. Сидорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул. Начальник отдела продаж Игнатьев О.А.

Игнатьев В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 Наш совет Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе. Оформление реквизитов докладной записки При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________ Адресат Заголовок Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации. В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  1. в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  2. в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
  3. во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л.

в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм.

Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне. Кстати Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса.

В ОКУД он не предусмотрен. Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  1. объявления (извещения).
  2. сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  3. выдачу инструкций;
  4. запрос информации;

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки.

Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п.

Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5 Служебная записка Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4 Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»: 1. Симакину И.П. 2. Иванову П.Н. Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов В дело № 02-14 Ильина 16.04.2014 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов В дело № 02-14 Ильина 16.04.2014 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке.

На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Виды объяснительных записок и их особенности По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  1. на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  2. составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу.

Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Записка как доказательство Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре.

Он исключает подмену исходного документа. Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера.

Дата. Подпись. Оформление отдельных реквизитов докладной записки В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать: • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию; • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства. По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам.

Документ, составленный не по форме, также может быть действительным. Пример 6 Объяснительная записка Считать причины неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ. Смолкин 17.04.2014 Директору ООО «СВ» А.В. Смолкину ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 14.04.2014 № 14 Об отсутствии на рабочем месте Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею. Бухгалтер Александрова И.И. Александрова РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю.

Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы. Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации.

Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать. Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к.

регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала.

Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7 Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок Дата документа Регистрационный номер Вид документа, краткое содержание Кем подписан документ Исполнитель Куда передан Расписка в получении (подпись, дата) Отметка о направлении документа в дело 1 2 3 4 5 6 7 8 07.04.2014 03-10/14 Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.

Начальник отдела кадров Инспектор отдела кадров Отдел кадров Смирнова В.А. 07.04.2014 В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 ▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации.

Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; ▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.

В инструкции следует зафиксировать: 1) перечень нерегистрируемых документов. 2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается: • место регистрации; • время и порядок регистрации; • правило образования регистрационного номера; • форма, в которой производится регистрация; • перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения; • правила учета движения документов после регистрации; • принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение); 3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов). Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Наш совет При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов.

Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.

ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред.

от 26.09.2013).

Какие существуют виды служебных записок

Служебные записки относятся к внутреннему документообороту организации, наряду с , разного рода справками предложениями и представлениями. В отличие от докладных и объяснительных записок, которые нужны для передачи информации по вертикали от подчиненного к руководителю, между подразделениями. Официального статуса эта категория письменной документации не имеет — понятие «служебная записка» в ОКУД отсутствует.

Норм, распоряжений и поручений служебные записки не содержат. Но они могут быть основанием для принятия управленческих решений.

Информацию, которая в них содержится, можно использовать как обоснование при составлении распорядительных, отчетных и плановых документов.

Назначение служебной записки — обеспечить оперативное взаимодействие между отделами. В зависимости от содержания, служебные записки можно разделить на следующие виды:

  1. поясняющие — выдача необходимых инструкций, которые нужны для эффективного выполнения инструкций;
  2. информационные — запрос сведений и предоставление данных по запросу;
  3. уведомительные — оповещение о событии, которое случилось или произойдет.
  4. сопроводительные — пояснения к документам, которые прилагают к записке;

Служебные записки составляют, если нужно внести временные изменения в режим труда сотрудника, поощрить или наказать его, скорректировать график отпусков, пополнить запасы канцтоваров и запчастей.

Образец служебной записки

Объяснительная записка

— короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта.

Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».Кому пишется: руководителю.Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства.

Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Что это за записка?

Докладная записка является стандартной канцелярской формой передачи информации «снизу-вверх» – от нижестоящих сотрудников к руководству.

В докладных записках описываются критические события, происходящие мероприятия и общее состояние фирмы. Опираясь на докладные, менеджер может сделать более точный анализ положения дел в организации и отдавать адекватные команды. Создание докладной может быть задумкой и самого подчиненного, и его непосредственного руководства.

Если инициатива исходит от менеджмента, то часто указание выполнить эту работу доводится до подчиненного в устной форме. Существуют и другие виды записок для делового общения. Нельзя путать их с докладной, поэтому рассмотрим их популярные виды:

  1. Служебная записка – используется для передачи информации между отделами или сотрудниками, не состоящими в прямом подчинении друг другу. Так могут выражаться некие просьбы о сотрудничестве или уведомления о происходящих событиях внутри организации, поэтому такую форму нельзя считать докладной запиской.
  2. , в которой обычно сотрудник объясняет руководству свои действия, чаще всего такие, которые привели к нарушению нормальной работы организации. Это тоже не является докладной.

Ниже вы сможете просмотреть ролик, в котором объясняется, в чем разница между докладными и служебными записками: Следует учитывать, что докладная записка является серьезным юридическим документом.

Возможно, что в будущем вам придется ссылаться на нее при судебных разбирательствах, поэтому относитесь к ее содержимому внимательно.

Составление докладной записки

Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида.

Любая докладная записка состоит из 3 частей. 1 часть — включает в себя причины написания докладной, факты и события. 2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.

3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.

Перед тем, как начинать свое дело, необходимо определиться, какой выбрать ОКВЭД.

Если вы хотите заработать на маскарадных костюмах напрокат, читайте о том, как это сделать легко и эффективно.

Как написать докладную записку?

Докладная записка – это возможность в письменном виде донести до вышестоящего начальству какую-либо информацию, доложить о каком-либо событии, внести свои предложения, высказать просьбы. В данной статье разберемся, как правильно написать докладную записку.

В конце статьи приведены ссылки, по которым можно скачать образцы написания докладной записки по различным поводам (нарушение дисциплины, прогулы, опоздания, невыполнения обязанностей и пр.).

Особенность докладной записки заключается в том, что она пишется от подчиненного вышестоящему руководству. Например, от рядового сотрудника начальнику подразделения или от начальника подразделения директору предприятия.

Это все варианты внутренних докладных записок, но бывают и внешние, которые адресуются за пределы организации, например, от руководителя организации вышестоящим инстанциям.

К докладной записке могут прикладывать документы, связанные с изложенным в документе. Например, при написании докладной записки о прогуле ребенка, прикладывается акт об отсутствии работника на рабочем месте, объяснительная записка работника.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4.