Образец письма запроса на предоставление документов

Структура письма о предоставлении информации


Унифицированный образец письма-запроса о предоставлении информации не утвержден, поскольку каждая конкретная ситуация уникальна. Его общий вид должен соответствовать тому, в котором обычно оформляется деловая переписка.

Естественно, раз это официальный запрос, такое письмо должно содержать все необходимые для этого типа документов реквизиты, полный перечень которых приведен в . Узнайте все нюансы стандарта ГОСТ-2016 Информация о файле Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

  • Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору.», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;
  • Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;
  • Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;
  • Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;
  • Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;
  • Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.

В некоторых случаях, например при обращении в государственные органы, из образца о предоставлении информации можно исключить пункты 2 и 5 — обращение и выражение благодарности.

Образец письма-запроса в поликлинику о подлинности листка нетрудоспособности

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  1. технические характеристики товара и т.п.
  2. условия акции, предоставления скидок;
  3. прайс-лист;

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

Образец письма-запроса о предоставлении информации

⏬ — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки.

Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Письмо-запрос – просьба предоставить конкретные данные у другой организации. Может составляться по разным причинам, от необходимости узнать прайс-листы до скидок и сроков поставки.

Письма начинают и служат залогом долговременного сотрудничества между предприятиями. Запрос составляется руководителем – первым лицом организации. В тексте даются сведения об адресате и отправителе. Основное место уделяется конкретной просьбе, к примеру, изучить каталог продукции, которую предлагает потенциальный контрагент.

Основное место уделяется конкретной просьбе, к примеру, изучить каталог продукции, которую предлагает потенциальный контрагент. Текст подписывается директором организации. Письмо подразумевает ответ, но давать ответный акт – право, но не обязанность другого участника гражданского оборота.

Количество писем, которые можно рассылать и составлять, законом никак не ограничивается.

Запрос о предоставлении информации

Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части.

Это может быть информация относительно:

  1. Условий участия в мероприятиях и пр.
  2. Стоимости товаров и услуг.
  3. Технических характеристик предлагаемой продукции.

В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя. Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр.

Рекомендуем прочесть:  Как сделать лицензию на огнестрел

Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос.

Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений). Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Дополнительные темы:

  1. Порядок действий при утере документовПравильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с…
  2. Заявления приставам по вопросам осуществления исполнительных действий Одновременно с возбуждением исполнительного производства или непосредственно в…
  3. Примеры открытых писем Письмо трёхсот — письмо большой группы советских учёных, направленное 11 октября 1955…
  4. Письмо запрос о предоставлении документов образецПри их наличии можно судить о некомпетентности человека, как работника.…
  5. Благодарственное письмо за сотрудничество (образцы)ИнфоПисьма 7 оригинальных и нестандартных примеров текстов благодарственного письма о сотрудничестве.…

admin

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  1. «для заключения договора».
  2. «в соответствии с заключенным договором»;
  3. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  4. «на основании наших предварительных договорённостей»;

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать:

«В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…»

. Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование.

Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам.

Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  1. «просим выслать…».
  2. «будем крайне признательны, если Вы…»;
  3. «просим сообщить о…»;

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа.

Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее.

С этой целью можно использовать следующие фразы:

  1. «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  2. «просим ответить по возможности скорее»;
  3. «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  4. «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
  5. «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Справочник адвоката

Внимание В настоящее время для получения любой информации от компетентных организаций необходимо направить запрос.

Он относится к разновидностям деловой переписки. Поэтому важно соблюдать правила ее ведения. Документ составляется с использованием официально-делового стиля. От того, насколько составитель владеет умением правильно оформлять такие письма, зависит уважение к организации, которую он представляет. Запрос в организацию о предоставлении информации составляется в определенном порядке.
Запрос в организацию о предоставлении информации составляется в определенном порядке.

Несмотря на отсутствие унифицированной формы обращения, важно соблюдать общепризнанные правила.

Важно Деловые письма Любое письмо является визитной карточкой организации.

Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату.

Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение.

В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными.Бухгалтерский и налоговый учет для чайников Электронный журнал, пошаговое бесплатное обучениеПисьмо-запрос — информационное письмо, которое пишется с целью прошения о предоставлении информации, материальных ценностей или документов на имя руководителя, бухгалтера предприятия или другого ответственного лица.

В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными.Бухгалтерский и налоговый учет для чайников Электронный журнал, пошаговое бесплатное обучениеПисьмо-запрос — информационное письмо, которое пишется с целью прошения о предоставлении информации, материальных ценностей или документов на имя руководителя, бухгалтера предприятия или другого ответственного лица. Перед тем как начать оформлять письмо-запрос необходимо ознакомиться с общими правилами, для составления всех деловых писем. Письмо-запрос пишется в свободном стиле, но требует включения реквизитов.

Как написать письмо-запрос о предоставлении информации или документов? Письмо-запрос может быть оформлено как на фирменном бланке организации, так и на простой бумаге.

В связи с утерей документов просим вас подписать

Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Кто подписывает письмо Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации.

В данном случае следует соблюдать этику общения.

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги.

Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице). В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки.

Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Образец письма-запроса

Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье. Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.).

На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ .