Как вести книгу учета трудовых если есть трудовая и вкладыш у сотрудника

Как вести книгу учета трудовых если есть трудовая и вкладыш у сотрудника

Нужно ли регистрировать вкладыш в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?


Ответ на вопрос: Да, нужно. Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход. Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой.

При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш). Такой вывод можно сделать на основании положений пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225. Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 КНИГА учета движения трудовых книжек и вкладышей в них № п/п Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника Подпись ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них, руб. Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) Подпись работника в получении трудовой книжки число месяц год 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 … … … … … … … … … … … … … 12 14 01 2014 Иванова Елена Васильев-на Вкладыш ТК№ 01 08763 Секретарь Административ-ныйотдел — — 75 руб. 30 коп. … … … … … … … … … … … … … Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как внести запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек И.И.

Шкловец Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен.

Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход.

Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку. Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой. При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш).

Такой вывод можно сделать на основании положений пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева, эксперт Системы Кадры

Как вести учет трудовых книжек?

То есть заданные результаты будут достигнуты с использованием большего (неминимального) объема средств, что является нарушением принципа результативности и эффективности использования бюджетных средств (ст. 28, 34 Бюджетного кодекса РФ).

Популярные вопросы Подобные нарушения, например, Росфиннадзор отражает в акте ревизии (проверки) и выносит предупреждение о ненадлежащем исполнении бюджетного процесса (ст.

282, 283, абз. 6 п. 2 ст. 284.1 Внимание Бюджетного кодекса РФ, п.

4 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 75н). Следовательно, условие о взимании денег за выдачу бланков трудовых книжек с сотрудников работодатель организации может установить по своему усмотрению.

Такое условие можно закрепить в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка).

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

  1. колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  2. в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
  3. столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  4. колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  5. столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  6. в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  7. столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  8. колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  9. столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник ();
  10. графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;

ФАЙЛЫ В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям. Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги. В данную книгу записывают:

  1. вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.
  2. трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  3. книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  1. согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
  2. согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу. В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью. При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют.

В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк. Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков.

При регистрации указываются серия и номер бланка. В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника.

В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел. В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации.

В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались. Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы.

В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

  1. дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.
  2. дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.

Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства ():

  1. на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  2. на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  3. на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Татьяна.Как внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них запись о вкладыше в трудовую книжку, если вкладыш в.

Ответ на вопрос 1: Как внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них запись о вкладыше в трудовую книжку, если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности работника? Информацию о выданных вкладышах следует внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них текущей датой.

Работодатели обязаны регистрировать все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40, п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Информацию о вкладыше в трудовую книжку следует внести в книгу учета под следующим порядковым номером с указанием в графах 2-4 даты выдачи вкладыша работнику. Если по какой-то причине такие записи не производились, все выданные работникам вкладыши следует также зарегистрировать в книге текущей датой.

Отменять или исправлять прежние корректные записи в книге учета движения трудовых книжек в целях восстановления хронологии не следует.

Такой вариант не поможет скрыть факт нарушения, а только привлечет внимание инспектора при проверке.

Ответ на вопрос 2: Какую должность указывать в графе «Профессия, специальность» и какой номер и дату приказа?

Должность, которую занимает работник на момент заведения вкладыша в трудовую книжку и дату и номер приказа о переводе работника или должность при приеме на работу и дату и номер приказа о приеме на работу?

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует заполнять в следующем порядке. В первую графу книги вносятся регистрационные номера, присваиваемые вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд). Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) заполнения вкладыша трудовой книжки.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц — двумя арабскими цифрами, год — четырьмя (пункт 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы). Серия и номер трудовой вкладыша заносятся в шестую графу.

В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре, а затем — во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, личной карточке работника) и трудовой книжке. Полагаем, что в этом случае надо указать актуальную должность на момент оформления вкладыша. Наименование места работы (с указанием структурного подразделения организации), куда принят работник, вносится в восьмую графу.

Также вносите актуальную информацию. В девятую графу вписываются дата и номер распорядительного документа — приказа (распоряжения), на основании которого произведен прием работника. При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена работником за бланк вкладыша. В пункте 47 Правил N 225 указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется при регистрации выданных работникам вкладышей.

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника.

В двенадцатой — работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки (вкладыша), то есть дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой — расписывается в получении трудовой книжки (вкладыша). В графе о регистрации самой трудовой книжки рекомендуем карандашом сделать отметку о номере, под которым зарегистрирован вкладыш, чтобы при увольнении работник расписался в двух строках о получении трудовой книжки и отдельно –вкладыша. Если вопрос о заполнении титульного листа вкладыша: Запись на титульном листе трудовой книжке и вкладыша следует внести на основании диплома о высшем образовании.

Номера и даты приказов, а также должности не отражаются в титульном листе трудовой книжки (вкладыша). При оформлении титульного листа в соответствующей графе трудовой книжки указывается образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (п. 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При этом запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Уровень образования может иметь разный вид в зависимости от даты получения работником диплома:  до 1 сентября 2013: «высшее профессиональное образование»;  после 1 сентября 2013: «высшее образование – бакалавриат», «высшее образование – специалитет» или «высшее образование – магистратура».

Уровень образования может иметь разный вид в зависимости от даты получения работником диплома:  до 1 сентября 2013: «высшее профессиональное образование»;  после 1 сентября 2013: «высшее образование – бакалавриат», «высшее образование – специалитет» или «высшее образование – магистратура». Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов.

Такие правила установлены пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Уровни образования с 1 сентября 2013 года утверждены статьей 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ. Вкладыш является продолжением трудовой книжки, он выдается работнику и вшивается в трудовую книжку в момент, когда один из разделов книжки полностью заполнен.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Такие правила установлены пунктом 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Таким образом, во вкладыше следует указать актуальные персональные данные работника, а также информацию о его образовании, профессии и/или специальности на основании диплома. Должность работника не указывается на титульном листе трудовой книжки.

Никаких ссылок на приказы при заполнении титульного листа трудовой книжки быть также не должно. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ситуация: Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом.

Если книга ранее в организации не велась, то ее необходимо оформить.

Форма книги приведена в приложении 3, утвержденном постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69. В первую очередь оформите титульный лист книги.

Для этого укажите наименование организации, дату начала ведения книги. Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, а также скрепите сургучной печатью или опломбируйте.

Далее заполните графы в самой книге. При этом необходимо соблюдать следующие правила. В первой графе книги указывайте порядковые номера вносимых записей о движении трудовых книжек и вкладышей.

Нумерацию записей ведите в сквозном порядке. Во второй, третьей и четвертой графах поставьте дату (число, месяц, год) приема сотрудника на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует отметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:  в статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о ведении трудовых книжек на сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней;  в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, указано, что оформление трудовой книжки сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Поскольку в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка предъявляется сотрудником при трудоустройстве, в данной графе укажите дату получения книжки от сотрудника или дату ее оформления, если сотрудник трудоустраивается впервые.

В пятую графу книги впишите фамилию владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество. Серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее занесите в шестую графу.

В седьмой графе отразите должность (профессию, специальность) сотрудника, указанную в трудовом договоре. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст.

57 ТК РФ). Наименование структурного подразделения организации, в которое принят сотрудник, внесите в восьмую графу, если оно указано в трудовом договоре. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят сотрудник, но и вышестоящее отделение, в состав которого оно входит, например: «отдел маркетинга, сектор рекламы». В девятую графу впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого сотрудник принят на работу.

Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при приеме на работу. При регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в организации сотруднику никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, в этом случае в девятой графе можно поставить прочерк. В десятой графе книги ответственный за ведение трудовых книжек должен поставить личную подпись.

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша.

В Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, эта сумма прямо не установлена. Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей.

В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались. Если организация считает возможным выдавать своим сотрудникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также будет стоять прочерк.

Если организация считает возможным выдавать своим сотрудникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также будет стоять прочерк. Двенадцатую и тринадцатую графы заполняйте при увольнении сотрудника.

В графе 12 сотрудник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, по общему правилу она должна совпадать с датой увольнения, а в графе 13 он расписывается в получении книжки. Такие выводы следуют из пунктов 41, 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225. Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки» 2. Ситуация: Как внести запись об уровне образования в трудовую книжку Запись об уровне образования вносите на основании диплома, аттестата и т. д. В зависимости от того, какое учебное заведение в какое время окончил сотрудник, запись об образовании может иметь разный вид (статья 10 Закона от 29 декабря 2012 г.

№ 273-ФЗ). Уровни образования с пояснениями приведены в таблице. До 1 сентября 2013 года, если сотрудник не закончил обучение, в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно было сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня, например, «неоконченное высшее». Для этого сотрудник должен был представить заверенный документ из образовательного учреждения, например студенческий билет, зачетную книжку, академическую справку и т.

п. Однако в связи с принятием нового Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с 1 сентября 2013 года отсутствует такой уровень образования, как неоконченное высшее, поэтому данную запись в трудовую книжку вносить не следует. Необходимо внести информацию о последнем законченном уровне образования сотрудника – среднем общем, среднем профессиональном и т.

п. Такой порядок предусмотрен пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Таким образом, в трудовую книжку вносите только запись о законченном уровне образования (ст. 10 Закона от 29 декабря 2012 г.
№ 273-ФЗ). Еще по теме:Как правильно внести сведения об образовании на титульный лист трудовой книжки, если в новых дипломах указаны только направление и квалификация Из ответа «Как заполнить трудовую книжку при приеме сотрудника на работу» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости 21.12.2017 С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова, эксперт Системы Кадры

Ведение книги учета трудовых книжек

Каждый работодатель в целях учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек обязан вести:

  1. книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  2. приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Читайте об больше информации в статье по ссылке. В данной статье рассмотрим порядок ведения книги учета движения трудовых книжек.

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Эта форма содержит 13 граф, которые должен заполнять работник, ответственный за ведение этой книги. Изготовить Книгу работодатель может самостоятельно. Возможно, например, использовать тетрадь и внести в нее все предусмотренные 13 граф.
Возможно, например, использовать тетрадь и внести в нее все предусмотренные 13 граф.

Можно распечатать книгу на специальных листах, а затем прошить их.

Обратите внимание! Все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г.

№ 225). Инспекторы ГИТ при проведении проверок очень часто обращают внимание на порядок оформления Книги учета движения трудовых книжек и проверяют наличие сургучной печати или пломбы.

Пломбу для скрепления Книги можно приобрести в канцелярском магазине, это может быть, например, голографическая пломба. Книгу учета и движения трудовых книжек, как правило, ведет сотрудник кадровой службы. В данной форме надо зарегистрировать все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу.

В этой книге также регистрируются трудовые книжки, которые работодатель самостоятельно оформляет при приеме на работу сотрудника.

Читайте в электронном журнале статью «».

Бухгалтерский учет

Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты): Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника; Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику; Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что мы должны указать в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей?

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен.

Однако, на практике сложился следующий подход. Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку.

Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой.

При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш). Таким образом, если сотрудник при приеме предоставил Вам трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то номер трудовой книжки и номер вкладыша внесите в одну строку, а вкладыш, который будете заводить Вы, внесите отдельной строкой.

Если же, сотрудник при приеме предоставил Вам трудовую книжку с вкладышем, но он не вшит, то номер трудовой, номер вкладыша и номер вкладыша который будете заводить Вы, внесите отдельными строками. Подробности в материалах Системы:

  • Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Учет трудовых книжек Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения ( Правил, утвержденных ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – ( к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – ( к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69). Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя.

В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации.

Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в Правил, утвержденных . Ситуация: Как внести запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход.

Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку. Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой. При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш).

Такой вывод можно сделать на основании положений Правил, утвержденных .

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см.

ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги. В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

  1. а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.
  2. выданные им, как поступающим на работу впервые,
  3. принятые от них при поступлении на работу,

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует. Приложение № 3 к Постановлению Минтруда Россииот 10.10.2003 № 69 КНИГАУЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ № п/п Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее Фами­лия, имя и отче­ство вла­дельца трудо­вой книжки Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника, кото­рый сдал трудо­вую книжку или на кото­рого запол­нена трудо­вая книжка или вкладыш в нее Наиме­нование места работы (с указа­нием струк­турного подраз­деления), куда принят работник Дата и № приказа (распо­ряжения) или иного решения работо­дателя, на осно­вании кото­рого произ­веден прием работ­ника Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.) Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при уволь­нении (прекра­щении трудо­вого дого­вора) Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки число месяц год 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы: 1 — проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 — проставить дату арабскими цифрами.

В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу. 5 — полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо. 6 — проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша).
6 — проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 — вписать должность, профессию, специальность работни­ка, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания. 8 — указать место работы (структурное подразделение). 9 — указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника.

Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк.

10 — проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек. 11 — проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк.

12 — при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки.

13 — уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт полу­чения своей трудовой книжки в этот день.

Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г. было 14 граф для заполнения).

Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца. При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках. Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «}Выдан вкладыш»} и проставить серию и номер данного вкладыша.